簡報不要這樣做！

EMBA雜誌編輯部/文
不管是進行簡報或演說，常常會聽到有人給予這樣的建議：第一步，告訴聽眾你準備要說什麼；第二步，告訴聽眾你要說的；第三步，告訴聽眾你已經說了什麼。
不管是進行簡報或演說，常常會聽到有人給予這樣的建議：第一步，告訴聽眾你準備要說什麼；第二步，告訴聽眾你要說的；第三步，告訴聽眾你已經說了什麼。溝通訓練顧問溫沙（John Windsor）表示，這個最常聽到的建議，可能也是最不好的建議。溫沙於「銷售與行銷管理雜誌」（Sales & Marketing Management Magazine）上指出，這個三步驟做法的好處是，講者從一開始就幫聽眾搭好舞台，聽眾很清楚簡報的主題和大綱，而且之後講者不斷重複簡報重點，也可以加深聽眾的印象。但是，這個做法的壞處卻更多。因為如果講者只是不斷地告訴聽眾事情，簡報會變成單向溝通。講者一直說，不代表聽眾就會聽，也不代表他們就會思考及吸收。比較有效的簡報應該是對話式的，讓聽眾也能參與，而不只是講者想要告訴他們什麼。另外，這個三步驟做法把講者的位置抬得太高，是講者在教導聽眾應該想什麼、做什麼。其實，簡報進行的時候，聽眾可能早已有了各式各樣的想法，甚至根本不同意講者的看法，不管講者再如何重複，也沒有效果，還不如提早邀請聽眾提問，大家一起進行討論。既然這個三步驟做法的缺點多於優點，有沒有什麼更好的做法呢？溫沙建議了一個同樣是三步驟的替代做法。第一步，一開始就告訴聽眾，為什麼簡報內容對他們有用，以及為什麼他們會感興趣。從簡報的第一個字與第一張投影片開始，講者就以聽眾的需求、興趣和目標為重點。相較於「今天我要花一個小時的時間，跟你們介紹我們公司，以及我們最近所推出的新產品」的開場白，「今天我要花一個小時的時間，跟你們討論你們的問題可能可以如何解決」的開場白，聽眾會比較願意注意聽。第二步，幫聽眾畫出一幅遠景。也就是，聽完簡報之後，他們的問題會如何獲得改善，或者，他們目前的情況會如何變得更好。這幅遠景越生動豐富越好。講者可以善用比喻，讓聽眾更能了解簡報重點。這樣做往往比不斷重複說明的效果更好。聽眾聽完之後，甚至可以重複說給別人聽，延伸簡報的影響力。第三步，給予聽眾強有力的理由回應簡報內容。每個簡報都有一個希望達成的特定目標，可能是說服客戶買下公司產品，也可能是爭取老闆對提案支持。這是講者之所以要做簡報的最終目的。把最終目的講得簡單又有道理，聽眾就比較可能會照著去做。進行簡報或演說時，盡量以雙向取代單向溝通，以故事取代一般說明。 文章來源：EMBA雜誌第261期（2008年5月出版）